Las 5 mejores herramientas de conversaciones de Vtiger para una mayor colaboración con el cliente

¿Cuáles son los tres factores más importantes que pueden conducir al éxito de un negocio?

• Impulsar las interacciones con los clientes con el uso de tecnología moderna.
• Implementar herramientas que potencien la comunicación personalizada.
• Reemplazar sistemas que le dificultan el desarrollo de relaciones con los clientes.

Al observar los factores anteriores, es evidente que las relaciones con los clientes son el núcleo de cualquier negocio. Entonces, ¿por qué no invertir en un CRM con herramientas de comunicación sólidas que lo ayuden a dirigir las conversaciones? Vtiger se ha posicionado como un defensor de los sistemas de comunicación omnicanal: bandeja de entrada, llamadas telefónicas, chats web, mensajes SMS, encuestas y WhatsApp. Bueno, según un informe, el 66% de los consumidores han utilizado al menos tres canales de comunicación diferentes para ponerse en contacto con el servicio al cliente. Los múltiples canales de comunicación aumentan la colaboración entre compradores y partes interesadas. Y con las herramientas de Vtiger, la comunicación se hace fluida, transparente y personalizada. 

Veamos ahora algunas de las herramientas ofrecidas por Vtiger:

Bandeja de entrada

La función Bandeja de entrada en Vtiger CRM lo ayuda a administrar sus correos electrónicos sin problemas. Todos los correos electrónicos que llegan a sus respectivas cuentas de correo electrónico como Gmail, Outlook, etc., se pueden reenviar automáticamente a su bandeja de entrada en el CRM y viceversa utilizando opciones de sincronización unidireccional y bidireccional.
La bandeja de entrada de Vtiger tiene dos características importantes: Mi buzón y Buzones de grupo. El primero es para un usuario individual y el segundo es un buzón compartido para su equipo. Entonces, ¿cómo funciona la bandeja de entrada?

• Cuando utiliza una sincronización unidireccional, todos los correos electrónicos de sus clientes llegan a su bandeja de entrada de CRM.
• Cuando utilice una sincronización bidireccional, recibirá todos los correos electrónicos de los clientes en la bandeja de entrada y también podrá enviar correos electrónicos a sus clientes directamente desde la bandeja de entrada de CRM.

Una vez que los correos electrónicos se sincronizan con la bandeja de entrada en Vtiger CRM, puede:

• Lea y responda a correos electrónicos que provienen de diferentes proveedores de servicios.
• Redacte correo utilizando diferentes plantillas.
• Configurar firmas de correo electrónico.
• Adjunte documentos, encuestas o páginas de citas con su correo electrónico.
• Use la Bandeja de entrada del grupo para colaborar y asignar correos electrónicos a los miembros del equipo.
• Automatice la tarea de crear registros como ofertas, contactos, organización, casos, etc., a partir de correos electrónicos entrantes utilizando la función Mailroom.
• Vincular correos electrónicos al contacto automáticamente.

Algunas características adicionales de la bandeja de entrada:

• Puede crear carpetas separadas para diferentes categorías de correo como Abrir, Borradores, Listo, etc.
• Puede usar la opción de barra de búsqueda para encontrar un correo electrónico con una palabra clave como el nombre de un remitente, el asunto del correo electrónico, etc. Puede seleccionar correos electrónicos en masa y realizar diferentes acciones como Asignar, Marcar como leído, Marcar como hecho, Eliminar, etc.

Con Vtiger Inbox, puedes:

• Automatice las tareas que consumen mucho tiempo.
• Envíe correos electrónicos personalizados a sus clientes, lo que les permite saber más sobre su negocio.
• Mejore la eficiencia y la productividad, ya que usted y su equipo utilizarán una única plataforma para colaborar y administrar todos sus correos electrónicos.

Llamadas

Se requiere mucho esfuerzo para llegar a una gran base de clientes utilizando teléfonos tradicionales. El costo involucrado puede aumentar exponencialmente si está utilizando múltiples proveedores de servicios de telefonía. Luego está la cuestión de tomar nota de la conversación e ingresar los detalles en un sistema de software.
El módulo de llamadas telefónicas en Vtiger CRM le permite integrarse con diferentes proveedores de servicios y realizar llamadas directamente desde el CRM, eliminando así estos problemas. Todo lo que necesita hacer es comprar una cuenta con un proveedor de servicios de telefonía e integrarla con el CRM. Permite a los equipos de ventas, marketing y soporte conectarse con los clientes sin esfuerzo y crear registros de llamadas telefónicas en el CRM.
Desde el módulo Llamadas telefónicas puedes:

• Mostrar todos los registros de llamadas telefónicas.
• Califique el sentimiento del cliente en función de la interacción que tenga con el cliente. Esto le da una idea de si el cliente está interesado o no en contratar su servicio.
• Configura los mensajes de voz para que tus clientes puedan dejarte un mensaje.
• Comparta documentos durante una llamada de conferencia.
• Utilice la automatización para aumentar el número de llamadas que realiza diariamente automatizando las actividades posteriores a la llamada, como el envío de una cotización una vez finalizado el acuerdo.

La vista de lista y la vista de resumen en el módulo Llamadas telefónicas. Puede revisar y mostrar información de las vistas de lista y resumen del módulo Llamadas telefónicas, como el estado de la llamada, las grabaciones de llamadas, la duración de la llamada, la fecha y la hora de la llamada, etc. También puede editar, exportar, imprimir, etiquetar o eliminar el registro de llamadas del módulo Llamadas telefónicas individualmente o seleccionando todos los registros.

Además de los detalles anteriores, la vista de resumen para un registro de llamada telefónica proporciona una pequeña descripción de su cliente, un breve historial, las acciones que se han tomado, etc. También muestra el mejor momento para conectarse con un contacto.
Desde la vista de resumen, puede:

• Haz una llamada y graba conversaciones.
• Tome notas de la reunión.
• Transfiera llamadas a sus colegas.
• Realizar llamadas de conferencia.
• Utilice la notificación emergente para revisar la información sobre las llamadas entrantes.
• Cree ofertas o casos a partir de llamadas entrantes.
• Use One View para ver detalles sobre chats, registros de llamadas, historial de compras, etc., mientras está en una llamada.
• Envíe correos electrónicos directamente a sus clientes desde el módulo de llamadas telefónicas.
  

Webchats

El módulo Webchats en Vtiger CRM facilita las conversaciones en tiempo real entre los clientes y los equipos orientados al cliente. Le ayuda a conectarse con nuevos clientes, así como con los existentes, al proporcionar soluciones en vivo a sus consultas. Vtiger Webchats tiene un chatbot para ayudar a los agentes a resolver las consultas de los clientes. Debe instalar la función de Bot en sus chats y desencadena respuestas de las preguntas frecuentes.
Los chatbots se utilizan con fines de comunicación que ayudan a ahorrar mucho tiempo. Responde rápidamente a las consultas de los clientes con un conjunto predeterminado de respuestas que permite a los equipos centrarse en otros problemas.
La ventana de chat o consola de chat en vivo en Vtiger es donde ocurre la conversación entre clientes y agentes. La ventana de chat muestra características como la marca de verificación verde cuando el cliente está en línea, los tres puntos que aparecen cuando el cliente está escribiendo la consulta, el estado del agente en línea, ocupado o fuera de línea, etc. Desde la consola, puede:

• Transfiere un chat a otros miembros del equipo si estás ocupado.
• Muestre registros relacionados con el cliente, como acuerdos, organizaciones, etc., utilizando la función Vtiger One View.
• Mostrar detalles de ubicación de un cliente, incluidos detalles de estado, país y ciudad con direcciones IP.
• Cambie su estado de en línea a fuera de línea. En este momento no recibirá ningún chat nuevo de los clientes.
• Comparta documentos e imágenes con un cliente.

Nota: Sus clientes también pueden adjuntar imágenes para explicar sus problemas de una mejor manera. La vista de lista y la vista de resumen en el módulo Webchats. La vista de lista muestra la lista de registros de chat. Muestra información como la hora en que tuvo lugar la conversación, el tiempo que tardan los agentes en responder a las consultas, el número de palabras utilizadas por el agente y los clientes, las calificaciones de los clientes, etc. La vista de resumen muestra información clave para un registro de caso. Desde este punto de vista puedes:

• Envíe registros de chat o transcripciones a sus clientes por correo electrónico.
• Siga el registro para comprender las diferentes actividades realizadas en ese registro en particular.
• Agregue o cree ofertas o casos desde el botón Chat.

Otro aspecto importante de los Webchats es la función Chat Insights. Chats Insights muestra métricas de chat y valoraciones de clientes. Le ayuda a rastrear y analizar conversaciones y generar informes sobre el rendimiento de los agentes, el tiempo de respuesta, etc. Puede utilizar estos conocimientos para capacitar a sus equipos para aumentar la eficiencia y la productividad.
El módulo Webchats en Vtiger con sus características definitivamente eleva el listón para proporcionar un mejor nivel de compromiso con los clientes.

Mensajes SMS

Cuando hablamos de SMS, el primer pensamiento que viene a la mente de todos son las ofertas, descuentos con frases como ‘Date prisa’, ‘agarra la oferta’, ‘10% de descuento’, etc. SMS es una de las formas más fáciles y baratas que puede utilizar para informar a las personas sobre productos, servicios y descuentos en forma de mensajes de texto. Es una herramienta efectiva para la comunicación que ayuda a las empresas a generar ventas mediante la creación de campañas rápidas y la construcción de relaciones con los clientes mediante la aceleración de las respuestas.
Con Vtiger, puede integrar diferentes proveedores de servicios de SMS para enviar o recibir SMS directamente desde el CRM. El módulo SMS le permite:

• Envía mensajes de texto personalizados a tus clientes.
• Rastree y almacene mensajes en un solo lugar, lo que ayuda a los miembros del equipo a mantenerse actualizados sobre la actividad realizada en un registro de contacto en particular.
• Recibe alertas instantáneas cuando recibas mensajes para mantenerte actualizado todo el tiempo.

Puede enviar los siguientes tipos de mensajes desde el CRM:

• Mensajes individuales independientes: Puede enviar mensajes individuales a sus clientes informándoles sobre las nuevas funciones agregadas a sus productos.
• Mensajes masivos: Puede enviar mensajes de forma masiva a los contactos seleccionados. Por ejemplo, campañas de SMS durante las temporadas de festivales con ofertas o descuentos. Esto le ayudaría a captar la atención del cliente a una mayor velocidad.
• Mensajes SMS automatizados: Puede enviar mensajes en una fecha y hora específicas a sus clientes. Digamos que está planeando lanzar una campaña para Navidad para sus clientes existentes. Puede automatizar el proceso de envío de SMS configurando un flujo de trabajo en Vtiger. Activará automáticamente los mensajes a los clientes seleccionados en la fecha y hora especificadas. Esta característica es una excelente manera de llegar a un gran grupo de personas dentro de un tiempo limitado.

WhatsApp

Puede integrar su cuenta comercial de WhatsApp con Vtiger CRM para impulsar la comunicación con sus clientes. Además, puede utilizar múltiples proveedores de servicios como Twilio, Gupshup, Clickatell, etc., para hacer realidad la integración de WhatsApp. WhatsApp con Vtiger CRM es la mejor manera de crear una conversación inteligente con sus clientes utilizando imágenes, videos e hipervínculos. Puede conectarse con clientes de todo el mundo con mensajes protegidos con cifrado de extremo a extremo. Con esta integración, puede:

• Envía y recibe mensajes de WhatsApp directamente desde el CRM.
• Adjunte presupuestos, facturas, etc., y verifique el estado para conocer la disponibilidad del cliente.
• Realice un seguimiento de las conversaciones que ayudan a los equipos de ventas y marketing a comprender mejor a los clientes.

¡Para saber más sobre la integración de WhatsApp con Vtiger, no dudes en escribirnos!
Ahora es el momento de que implemente estas soluciones mejoradas en su negocio.